CCSS agiliza atención de población patronal y trabajadora

Una novedosa solución tecnológica puso al servicio de la población patronal y trabajadora, la Dirección de Inspección de  la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), con el propósito de disminuir los tiempos de atención, agilizar el servicio y monitorear la oportunidad en la atención que se brinda a los usuarios de sus oficinas centrales.

De acuerdo con la licenciada Odilíe Arias Jiménez, directora de Inspección de la CCSS, se trata de la implementación de un sistema de administración de filas, con el que se ha logrado innovar en la forma de gestionar las plataformas de servicio de la Gerencia Financiera, toda vez que constituye la primera en contar con una herramienta de este tipo en oficinas centrales.

Esta herramienta tuvo un costo superior a los ¢24 millones e incluyó un sistema de pantallas informativas, capacitación del personal, equipo para la asignación y emisión de tiquetes, soporte técnico y el software necesario para su funcionamiento. En la actualidad el fichero se encuentra en operación y está a disposición de los usuarios.

Según la licenciada Arias  este esfuerzo institucional es de suma importancia, en virtud de que permite ofrecer un servicio más ordenado y expedito, gracias a que el sistema realiza el  ordenamiento de turnos, de acuerdo con el tipo de trámite, la priorización que posee y la disponibilidad del recurso humano existente.

Otra de las bondades diagnósticas de esta herramienta es que permite dar seguimiento a los tiempos de espera en filas, de tal manera que se garantice la atención oportuna a los usuarios, mediante la implementación de acciones para el reforzamiento o reasignación de personal en la Plataforma, cuando así se requiera.

De esta manera, en la actualidad, los usuarios que se presenten en la plataforma de servicios del edificio “El Hierro”, ubicado en Avenida Segunda, solamente deben acercarse al fichero y de una manera sencilla seleccionar el tipo trámite que desean realizar. El sistema  emite una ficha donde se indica el turno que les fue asignado y el tipo de trámite por el que se atenderá al usuario.

Algunos de los principales beneficios logrados con la implementación de esta solución tecnológica son:

• Facilidad a los usuarios.
• Mayor control de los tiempos de atención.
• Disminución en los tiempos de espera de los usuarios.
• Mayor orden en la atención.
• Mejora en los ritmos de trabajo de los funcionarios.
• Disminución en la deserción del servicio.

Según explicó la licenciada Arias, mediante el análisis realizado a la gestión para el período comprendido entre, el 02 octubre 2017 al 22 de diciembre 2017, se logró incrementar la productividad de los funcionarios de la Plataforma de Servicios en aproximadamente un 20%. Asimismo, posterior a  la implementación del sistema, se evidenció que los tiempos promedio de espera pasaron de 15 a 8 minutos, lo que representa una disminución del 58,11%.

Por otra parte, en la atención del servicio doméstico, se ha registrado una mejora promedio del 59.33%, pasando de un tiempo promedio de espera de 18 a 10 minutos, durante el mismo periodo.

Según la licenciada Arias, lo anterior, forma parte de las acciones implementadas por la Dirección de Inspección, a fin de fortalecer la calidad del servicio que brinda a los usuarios, y a su vez, mejorar el nivel de satisfacción entre los usuarios, apoyados en el uso de nuevas tecnologías que automatizan y ordenan el manejo de filas.

La subárea de Plataforma de Servicios de la Dirección de Inspección  atiende mensualmente un promedio de 7,700 usuarios, entre los principales trámites solicitados se encuentran: afiliación patronal  a personas físicas y jurídicas, inscripción de patrono por servicio doméstico, afiliación de trabajadores independientes y asegurados voluntarios, recepción de denuncias por no aseguramiento,  solicitud de expedientes de inspección, reanudaciones patronales, entre otras.